Monkey business

 Her forleden hadde jeg en samtale med en direktør om ulike strategiske utfordringer.  I samtalens løp kom vi inn på problemet med at noen oppgaver har en tendens i for stor grad til å havne på lederens bord når den burde vært løst av den opprinnelige medarbeider. Noen ledere tenker at "dette fikser jeg lett i stedet for å delegere", når man kanskje burde gjøre nettopp det.  Eller:  "Jeg skal se på det" . Man risikerer at verdiskapende aktivitet begrenses ved at det blir for mange oppgaver på lederens bord som spiser opp den tiden som lederen har til rådighet for de egentlige verdiskapende lederoppgavene.

Og da kom jeg til å huske på en gammel artikkel (den er opprinnelig fra 1974 og Harvard Business Review) med tittel "Who's got the Monkey".  Og så plukket jeg den fram og ba om et sammendrag fra ChatGPT.  Her er resultatet:

""Artikkelen "Who's Got the Monkey?" av William Oncken, Jr. og Donald L. Wass, tar for seg problemet med at ledere tar på seg for mange ansvarsområder fra sine underordnede, ved å bruke metaforen "apen" for å representere oppgaver eller problemer. Hovedpunktene er:

1. **Typer ledelsestid**: Forfatterne forklarer at en leders tid kan deles inn i sjefspålagt tid (oppgaver fra overordnede), systempålagt tid (oppgaver fra kolleger), og selvpålagt tid (oppgaver lederen velger å gjøre). Mye av den selvpålagte tiden blir ofte opptatt av underordnede-pålagt tid, noe som reduserer lederens handlingsfrihet.

2. **Ape-metaforen**: En "ape" er ethvert problem eller oppgave som en underordnet bringer til lederen. Når lederen tar på seg ansvaret for å løse problemet, flytter apen seg fra den underordnedes rygg til lederens. Dette skaper underordnede-pålagt tid, som distraherer ledere fra deres nøkkeloppgaver.

3. **Tilbakeføring av initiativ til underordnede**: Ledere må lære seg å returnere apene til sine rettmessige eiere – de underordnede. Dette innebærer å gi tilbake ansvaret og sikre at underordnede tar eierskap til sine problemer. Lederen skal veilede dem i stedet for å ta på seg oppgavene selv.

4. **Regler for å håndtere aper**: Artikkelen foreslår noen regler for ledere for å kontrollere apene, inkludert å sørge for at apene tas opp gjennom avtaler, unngå å ta på seg problemer via indirekte metoder som e-post (jeg la til en e her. Det var ikke e-post i 1974), og opprettholde en balanse ved å holde antallet aper håndterbart.

5. **Myndiggjøring og delegering**: Artikkelen understreker viktigheten av å myndiggjøre underordnede til å håndtere sine egne aper. Effektiv delegering frigjør ikke bare lederens tid, men hjelper også underordnede med å vokse og utvikle ferdigheter for problemløsning.

Oppsummert lærer artikkelen ledere hvordan de kan unngå å bli overveldet av underordnedes problemer og understreker viktigheten av å delegere ansvar tilbake til riktig nivå."" 

Litt populært sagt kan en leder risikere å sitte med en hel apeflokk på skulderen dersom man bare lar oppgavene strømme på over tid.  Jeg liker den metaforen - den er ganske pedagogisk.  Hvor mange aper har du på skulderen nå?

I dag kan man bruke flere hjelpemidler for å holde apeflokken under kontroll.  Digitale verktøy gir muligheter for automatisering av rutiner og effektivisering.  Men helt grunnleggende er jo at lederen er oppmerksom på problemet og kan gjøre noe med det for å sikre sin egen tid for verdiskaping. Ikke for mye monkey business.

Oncken, W., & Wass, D. L. (1974). MANAGEMENT TIME -- WHO’S GOT THE MONKEY? In Harvard business review (Vol. 52, Number 6, p. 75). Harvard Business Review.

Illustrasjon fra ChatGPT.